Les étapes pour passer au zéro papier en entreprise
“Pouvez-vous nous envoyer la facture en dématérialisé?” , “Vous n’avez pas encore encore d’application pour vos métiers terrains ?” …. Des phrases de ce type on en entend de plus en plus et cette tendance tend à s’accentuer dans les prochaines années. Car, oui, de plus en plus d’entreprises sont en train de passer au zéro papier. Je vous avais déjà parlé de la digitalisation en entreprise et de tous ses enjeux dans cet article. Si les enjeux sont incontestables, la transition numérique n’est pas toujours un long fleuve tranquille. C’est pourquoi je vous propose les différentes étapes à respecter afin d’assurer au mieux cette transition vers le zéro papier.
Étape 1 : Analyser le fonctionnement actuel (Analyse de l’existant)
Avant de se lancer il est important de regarder quel est le fonctionnement de l’entreprise, et pour ce faire il faut se rendre sur le terrain. En interrogeant vos collaborateurs et en analysant leurs remontées en termes de besoin et fonctionnalités vous aurez déjà une bonne idée du type de solution à rechercher. Cela va vous permettre d’appliquer un premier filtre à votre recherche d’applications.
Étape 2 : Se renseigner sur les solutions POUR PASSER AU ZÉRO PAPIER
Une fois qu’on a bien analysé le fonctionnement interne, il faut d’abord se poser les bonnes questions. Que cherche-t-on ? Une solution bien spécifique pour un usage en particulier ? Ou alors une solution globale qui relie tous les services ?
Il existe énormément de solutions digitales, allant d’une solution complète type CRM à une simple application de numérisation. C’est pourquoi il faut reprendre notre analyse et définir si on veut une solution qui peut s’adapter à tous nos métiers, ou alors s’il faut une solution pour chaque métier. En sachant qu’il est tout à fait possible de lier deux applications entre elles. Finalement, il n’y a pas de réponses exactes à cette question, c’est le fonctionnement de votre entreprise et votre vision globale qui vont faire que vous allez choisir une solution complète ou plutôt une pour chaque métier.
Étape 3 : Mise en place de test
Aujourd’hui toutes les applications ou presque proposent des périodes d’essai, c’est une étape très importante dans votre passage au zéro papier. Je vous explique pourquoi.
Premièrement, on ne peut jamais savoir si une solution nous convient avant de la tester et ce, même si sur le papier elle semble répondre à tous nos besoins. Car, oui, il peut arriver qu’en la testant on se rende compte qu’il manque des fonctionnalités essentielles à nos besoins, besoins qui peuvent également évoluer durant la période de test.
De plus, durant cette période on vous aura souvent attribué un conseiller privilégié, il ne faut surtout pas hésiter à le consulter régulièrement afin de bien appréhender votre solution et être sur qu’elle vous correspond.
Enfin, en interne il est important de faire tester vos solutions à différents profils de collaborateurs. Certains de vos collègues sont sûrement plus à même d’accepter le changement et la modernisation de leurs outils de travail, en revanche il y en a d’autres qui vont être plus réticents à ce changement. Avoir les retours de différents profils va vous permettre de savoir si la ou les solutions que vous avez choisies correspondent bien au métier en question et ce, sous tous les angles.
Étape 4 : Souscription et lancement DU ZÉRO PAPIER
La souscription au produit c’est un peu comme se jeter dans le grand bain, heureusement grâce à votre période de test vous avez un gilet de sauvetage et vous êtes normalement prêt à franchir le pas.
Au niveau de la souscription vous aurez souvent le choix entre une licence pour une solution sur-mesure fixe ou alors un abonnement mensuel (avec une réduction si paiement annuel) avec une application qui peut évoluer au fil du temps. À vous de voir quel est le fonctionnement qui vous convient le mieux.
Enfin, au début de la phase de lancement il se peut que les collaborateurs mettent du temps à s’adapter aux nouvelles solutions, il va certainement falloir mettre en place un suivi régulier pour être sûr que les solutions choisies soient bien utilisées, rien de pire que de souscrire à une solution que personne n’utilise ou pas correctement.
À travers cet article nous avons pu voir que passer au zéro papier en entreprise peut vite être quelque chose de nébuleux et prendre du temps, j’espère qu’avec ce guide, étape par étape, vous allez pouvoir y voir plus clair et franchir le cap plus facilement.
