Les avantages de la dématérialisation du papier en entreprise
La dématérialisation du papier est une problématique au cœur de nombreuses entreprises, et va certainement le devenir pour celles qui ne s’y sont pas encore penchées. Si c’est une notion qui a émergé dans les années 90, elle s’est considérablement démocratisée ces dernières années.
L’accès aux informations qui doit toujours être de plus en plus rapide, l’optimisation du temps de travail, la gestion de la trésorerie… Autant de facteurs qui font que cette transition s’est accélérée. Pour ceux qui sont encore réticents, je vous présente quelque-uns des nombreux avantages à la dématérialisation du papier en entreprise :
1. Optimisation du process interne
La dématérialisation du papier en entreprise va permettre d’optimiser vos process internes et ce à tous les niveaux.
Pour les services administratifs, fini de stocker des classeurs dans les armoires et de faire des aller retour dans ces dernières pour chercher un document. Sur le terrain, fini la perte de l’information, vous allez pouvoir saisir rapidement les informations tout en les optimisant (prise de photo, géolocalisation…), de plus votre prise d’informations va être transmise immédiatement au service comptabilité par exemple. Justement à ce sujet le service comptabilité aussi est concerné par cette transition, avec la récupération immédiate de l’information vous allez pouvoir facturer directement vos clients et donc optimiser la gestion de votre trésorerie. Tout cela est possible avec des solutions appropriées.
Vous l’aurez compris, tous les acteurs de l’entreprise sont concernés par la dématérialisation du papier.
2. Gain de temps de la dématérialisation
Qui dit optimisation du process interne, dit forcément gain de temps, car, oui la digitalisation en entreprise permet à tout le monde de gagner du temps. Évidemment au départ il y a un temps d’adaptation pour mettre en place la ou les différentes solutions digitales, ce temps est nécessaire pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins. Une fois la formation effectuée et les bonnes habitudes prises, tous les services vont gagner un temps précieux, notamment pour acquérir et fidéliser des nouveaux clients.
3. Acquisition et fidélisation des clients
L’acquisition des clients est un procédé long et qui peut entraîner de la perte de motivation au sein des équipes commerciales. Grâce aux différents outils qui existent sur le marché comme les CRM « Customer Relationship Management », les logiciels de marketing automation… vous allez pouvoir diversifier vos campagnes de prospection, et ainsi toucher un plus grand nombre de prospects.
Cela ne s’arrête pas uniquement au CRM, en effet sur le terrain aussi les solutions digitales vont vous permettre d’acquérir des clients, aujourd’hui tous les métiers ou presque ont des solutions adaptées à leur façon de travailler qui leur permet d’être plus efficace sur le terrain (ex: un casque de réalité virtuelle pour un cuisiniste afin de projeter les clients dans leur futur cuisine).
Une fois les prospects convertis en clients il faut les fidéliser et ce n’est pas une chose aisée, cela prend du temps et demande un suivi régulier. Avec votre CRM vous aurez un suivi régulier sur les besoins de vos clients et donc vous pourrez y répondre plus facilement, le tout en gardant un œil sur les objectifs fixés.
4. La démarche RSE de votre entreprise face à la dématérialisation
4 grammes de CO2 pour mail sans pièce jointe et 11 grammes pour un email avec une pièce jointe de 1 Mo. Le digital pollue. Et oui il y a des efforts à faire à ce sujet pour réduire l’impact écologique du digital. Cependant, être bien équipé en solutions digitales c’est aussi limiter les déplacements, supprimer ou presque l’utilisation du papier en entreprise… Alors oui il reste des ajustements pour limiter l’impact écologique de la transition digitale, mais les entreprises qui ont commencé à s’équiper sont déjà dans une démarche écologique, qu’elle soit volontaire ou non.
La transition digitale comporte bien des avantages et est essentielle dans le développement d’une entreprise pour autant il y a aussi quelques points de vigilance à ne pas négliger avant d’aborder cette transition.
