La dématérialisation du papier en entreprise : loi et astuces
La dématérialisation du papier en entreprise ne s’improvise pas du jour au lendemain. En effet, dans les diverses raisons qui motivent une entreprise à passer au digital, il existe un certain nombre d’étapes afin que cette transition se passe pour le mieux.
De plus en plus sollicitée par les entreprises, la digitalisation des processus papier concerne de nombreux services et personnes. Souvent à des fins écologiques ou économiques, les chefs d’entreprise passent peu à peu le cap du digital. De là, ces nouvelles méthodes sont donc souvent imposées à leurs équipes. Le but étant d’apporter confort, gain de temps et réactivité. Bien entendu, ce phénomène inclut aussi une structure légale à toutes entreprises, qu’importe leur taille ou leur domaine d’activité.
La dématérialisation du papier en entreprise : qu’en dit la loi ?
La digitalisation des outils en entreprise se poursuit et la loi ne cesse d’encadrer cette nouvelle pratique. En effet, cette dernière met en place des mesures progressives afin de structurer, qualifier et sécuriser le système français. L’exemple le plus souvent cité est celui de la facturation électronique (la loi prévoit sous forme de calendrier progressif la généralisation de la facture électronique entre entreprises assujetties à la TVA et cela, pour renforcer la compétitivité des entreprises).
De plus, véritable levier de performance, la dématérialisation du papier en entreprise garantit un gain financier avec notamment la suppression des frais liés à l’utilisation du papier. Pour autant, cette transition numérique est fortement réglementée à l’échelle européenne et à l’échelle nationale. Notamment, depuis la loi du 13 mars 2000, le document électronique a été reconnu comme valeur significative, au même titre que le document papier. (cf. Art. 1316-1. L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité), mais sous certaines conditions :
- l’identité de son auteur doit être certaine afin de savoir qui porte la responsabilité du document,
- le document ne doit pas pouvoir faire l’objet de modifications ultérieures.
De nombreuses obligations interviennent également dans la dématérialisation selon le service touché et son but (comme par ex. pour la dématérialisation des bulletins de paie, les factures, les déclarations et paiements aux services de l’administration fiscale…).
Dans tous les cas, l’entreprise doit constamment se tenir informée des nouveautés et des changements afin de mener à bien cette transition numérique.
Les astuces pour mener à bien sa transition digitale en entreprise
Au regard des nombreux inconvénients générés par l’utilisation de documents papier en entreprise tels que le long traitement, la contre-productivité, l’impact écologique et le coût, le papier reste un outil toujours très utilisé et représente à l’heure actuelle environ 75 % des déchets de bureaux en entreprise. Alors quelles astuces pour mener à bien sa transition numérique ?
- Choisissez les bons outils en interne en commençant par exemple par le service administratif de votre entreprise. Débutez d’abord par la numérisation et le scan de vos documents pour éviter d’accumuler des papiers et ainsi perdre du temps. En plus de cela, vous constaterez que les coûts d’impression auront nettement diminué. Nous vous conseillons donc de travailler avec une entreprise qui délivre une solution de dématérialisation papier adaptée à vos besoins, simple d’utilisation et personnalisable en cas d’évolution.
- Informez vos équipes, impliquez-les dans cette transition numérique. Si l’un d’entre eux crée un blocage, toute l’équipe est impactée. Il est possible que cette nouvelle stratégie échoue si des collaborateurs ne ressentent pas le produit. N’oubliez pas qu’ils seront les principaux utilisateurs de cette solution, il est donc important de les former à son utilisation.
- Ne vous précipitez pas. Tout n’est pas instantané et changer les habitudes d’une ou de plusieurs personnes peut prendre du temps. L’investissement financier est aussi à prendre en compte, tout comme l’investissement humain. Allez-y progressivement, soyez patient et entourez vous d’experts dans ces domaines.
Maintenant que vous avez pu retracer les aspects légaux et les astuces à suivre dans votre future dématérialisation, qu’attendez-vous pour passer le cap ?
